Cách các hoạt động trên nền tảng số thúc đẩy hiện đại hóa ERP

Khi nói đến việc hiện đại hóa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), những người ra quyết định về CNTT có vô số các lựa chọn. Hãy cùng xem xét những điều cần chú ý khi lập kế hoạch một dự án hiện đại hóa.

Cụm từ “chuyển đổi số” rất thường được thổi phồng, đặc biệt là từ các công ty tư vấn lớn có lợi ích của họ trong việc bán các dự án chuyển đổi số.

Tuy nhiên, có nhiều lý do chính đáng để thoát ra khỏi các ứng dụng kinh doanh hiện tại của bạn và mua – hoặc thuê, nếu bạn chọn phần mềm làm dịch vụ (SaaS) – một ngôi nhà mới cho tương lai lâu dài. Forrester đã đặt ra thuật ngữ “nền tảng vận hành số” để mô tả loại ứng dụng kinh doanh cốt lõi mới .

Các nền tảng vận hành số xử lý nhiều workload cho hệ thống ERP, nhưng với các kiến trúc rất khác nhau làm cho chúng linh hoạt hơn, cởi mở và dễ sử dụng hơn. Các nhà lãnh đạo CNTT đang xem xét thay thế các hệ ERP cũ bằng các nền tảng vận hành số hiện đại, vì họ muốn cải tiến bộ máy vận hành.

Động lực đầu tiên là sự nhanh nhạy trong kinh doanh để đáp ứng những kỳ vọng luôn thay đổi của khách hàng. Nhiều nhà lãnh đạo CNTT đang hiện đại hóa hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp họ để họ có thể tạo ra làn sóng đổi mới quy trình. Thay đổi mô hình kinh doanh là một ưu tiên cao và quan trọng đối với một phần tư những người ra quyết định về phần mềm và 56% trong số họ đang xem xét việc thay đổi nền tảng ERP của họ.

Tuy nhiên, các hệ thống độc lập, cứng nhắc và các quy trình được “hard-code” trong các hệ thống ERP kế thừa có thể cản trở doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng những thứ cần thiết trong kinh doanh hiện nay, chẳng hạn như “mua trực tuyến, trả hàng tại shop”, hợp đồng thuê bao pay-per-use và các ứng dụng add-on trên marketplace.

Điều này đã thúc đẩy một số tổ chức xem xét các hệ thống ERP hiện đại. Ví dụ, việc triển khai SAP S/4 Hana của Moderna Therapeutics đã cho phép công ty công nghệ sinh học huy động các nguồn lực tốt hơn và đẩy nhanh sự đổi mới của nhiều sản phẩm mới đồng thời. Và tính linh hoạt của Oracle SCM Cloud đã cho phép một nhà phân phối lớn các sản phẩm công nghiệp đối phó với sự gián đoạn mạng của Covid-19. Chúng vẫn đang cung cấp cho các bệnh viện, viện điều dưỡng và siêu thị, mặc dù đã đóng cửa các quầy thương mại tại các chi nhánh và thay đổi mô hình làm việc.

Khả năng sử dụng ứng dụng để nâng cao trải nghiệm của nhân viên cũng đang thúc đẩy các sáng kiến hiện đại hóa ERP, bởi vì nhân viên ngày nay sẽ không chấp nhận các ứng dụng khó sử dụng. Nó không chỉ đơn thuần là thiết kế giao diện người dùng (UI) đã lỗi thời gây khó chịu cho người dùng và cản trở năng suất của họ. Phần mềm hiện đại tốt cũng giải quyết nhiều thiếu sót cần khắc phục khác, chẳng hạn như đặt giá trị mặc định thông minh để giảm các lần gõ phím thừa và nhúng các phân tích để người dùng không phải thu thập dữ liệu theo cách thủ công từ nhiều nguồn.

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến hiện đại hóa ERP là các doanh nghiệp đang cố gắng đạt được sự xuất sắc trong hoạt động để phục vụ khách hàng nhanh hơn hoặc rẻ hơn. Các nền tảng hoạt động kỹ thuật số là nguồn khác biệt quan trọng hiện nay khi trải nghiệm của khách hàng ngày càng trở nên giống nhau.

Các nền tảng hoạt động kỹ thuật số rất thông minh, với trí tuệ nhân tạo (AI) làm cốt lõi để thúc đẩy các quyết định nhanh hơn, tốt hơn. Chúng cho phép chuyển từ tìm hiểu sâu sang cảnh báo, kích hoạt hành động chủ động thay vì chỉ hỗ trợ phân tích sau khi soi xét về những gì đã xảy ra.

Ví dụ, một nhà sản xuất dầu và khí đốt đang sử dụng SAP S/4 Hana để tăng sản lượng đáng kể thông qua việc lập lịch bảo trì dự đoán tốt hơn. Và Công cụ phân tích nguồn lực của Kimble dành cho các công ty dịch vụ chuyên nghiệp có thể cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách tối ưu hóa việc lên lịch và tuyển dụng nguồn lực.

Cái “trớn” của ERP

Bất chấp những luận điểm mạnh mẽ cho việc chuyển đổi số, 47% những người ra quyết định về phần mềm đã hoặc đang triển khai một kế hoạch giữ lại hệ thống ERP hiện có. Ngoài ra, rất nhiều trong số những người đang xem xét về sự thay đổi có thể không có kế hoạch ngay lập tức, ngoài việc nâng cấp nhỏ lên các bản phát hành mới hơn. Một ví dụ minh họa đó là SAP đã phải mở rộng hỗ trợ cho bộ sản phẩm Business Suite 7 trong 5 năm nữa, trong khi ban đầu họ rất hy vọng tất cả các khách hàng sẽ chuyển hết qua S/4 Hana.

Một trong những lý do khiến việc áp dụng chậm các công nghệ mới hơn mà các sáng kiến số hóa cung cấp là do các CIO dành ưu tiên cao hơn cho các vấn đề ngắn hạn, so với một chương trình chuyển đổi lớn. Những người ra quyết định về phần mềm cũng cho rằng các ưu tiên trước mắt của họ là cấp thiết như tăng doanh thu và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Các chương trình chuyển đổi đầy tham vọng – đồng nghĩa với tốn kém và rủi ro – làm xao lãng những mệnh lệnh này.

Hơn 3/4 những người ra quyết định đang xem xét thay đổi hệ thống ERP của họ cũng đang xem xét thay đổi luôn cả ứng dụng CRM. Rất có khả năng họ sẽ làm điều sau trước nếu họ tin rằng nó nhanh hơn, ít rủi ro hơn và ít ảnh hưởng trực tiếp hơn đến doanh thu

CIO không thể làm mọi thứ cùng một lúc. Hơn 3/4 số người được hỏi đang cân nhắc thay đổi hệ thống ERP cũng đang cân nhắc thay đổi luôn cả ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Rất có khả năng họ sẽ làm điều sau trước nếu họ tin rằng nó nhanh hơn, ít rủi ro hơn và ít ảnh hưởng trực tiếp hơn đến doanh thu.

Hơn nữa, trong một cuộc khảo sát của hãng Forrester được thực hiện trước đại dịch Covid-19 cho thấy CIO của bạn thậm chí ít có khả năng bắt đầu một chương trình thay thế ERP toàn cầu nếu bạn không thể trực tiếp thực hiện các yếu tố chính, chẳng hạn như các phiên tư duy thiết kế, tổng hợp phát triển và đào tạo người dùng. Trong một cuộc khảo sát gần đây với 65 nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, họ dự đoán rằng 56% dự án ERP sẽ bị trì hoãn hoặc hủy bỏ vì Covid.

Một yếu tố khác là trong một số ngành, các sản phẩm mới vẫn chưa hoàn toàn sẵn sàng. Các lựa chọn thay thế của các nhà cung cấp chính cho hệ thống ERP kế thừa của họ là các danh mục sản phẩm rộng, thường dưới một thương hiệu được chia sẻ, không phải các hệ thống độc quyền như những hệ thống tiền nhiệm. Các danh mục sản phẩm này thiếu độ sâu theo chiều dọc trong một số lĩnh vực.

Ví dụ: Infor CloudSuite hiện hỗ trợ 60% các ngành mà danh mục sản phẩm tại chỗ của họ giải quyết. Các ứng dụng mới vẫn yêu cầu được điều chỉnh rộng rãi theo nhu cầu của từng khách hàng. Mặc dù giờ đây là ở dạng cấu hình chứ không phải sản phẩm tùy chỉnh, nó vẫn có thể là một quá trình dài và tốn kém, đặc biệt là nếu bạn tận dụng cơ hội để thực hiện các triển khai “greenfield” nhằm định nghĩa lại hoàn toàn các quy trình kinh doanh của bạn.

Những công ty áp dụng sớm cũng phải đối mặt với nhiều thách thức về tích hợp, không chỉ với các ứng dụng của bên thứ ba mà còn giữa các sản phẩm riêng biệt trong danh mục sản phẩm của nhà cung cấp mà họ đã mua lại, phát triển từ đầu hoặc tái thiết kế. Ví dụ, Giám đốc điều hành SAP, Christian Klein, đã viết một bài blog về cách SAP đang giải quyết vấn đề “tích hợp đã trở thành thách thức đối với nhiều khách hàng”.

Thêm vào đó là thực tế là các doanh nghiệp sẽ mất nhiều năm để thay thế tất cả các phiên bản ERP cũ của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp có quy mô phức tạp, không đồng nhất. Các nhà lãnh đạo CNTT thường bắt đầu với các chức năng theo chiều ngang, chẳng hạn như tài chính, mà họ có thể tiêu chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp, trước khi giải quyết những chức năng khác nhau theo đơn vị kinh doanh, chẳng hạn như sản xuất. Nhiều ứng dụng kinh doanh kế thừa sẽ vẫn được sử dụng trong nhiều năm, cho đến khi chúng đạt được phía trước của ranh giới chuyển đổi.

Giảm đọ lớn “footprint” của ERP

Nền tảng vận hành kỹ thuật số có phạm vi chức năng nhỏ hơn ERP, vì nhiều lĩnh vực chức năng từng là mô-đun trong ERP giờ đây là các danh mục rời rạc, bao gồm mua sắm điện tử, quản lý nguồn nhân lực (HCM) và quản lý dịch vụ khách hàng (CSM). Việc tách các giải pháp này khỏi ERP cho phép bạn triển khai một giải pháp toàn cục trong từng lĩnh vực, mang lại khả năng hiển thị và tính nhất quán cao hơn ở những nơi mà các đơn vị kinh doanh trước đây hoạt động độc lập trong hệ thống ERP của họ.

Ví dụ: Tata Steel đã sử dụng Anaplan để tạo ra một hệ thống lập kế hoạch chuỗi cung ứng thống nhất, trong khi Ross Video triển khai Apttus để cung cấp một giải pháp báo giá theo cấu hình (CPQ) nhất quán trên nhiều phiên bản ERP cũ, giảm lỗi báo giá và nhập dữ liệu trùng lặp.

Ngoài ra, các sản phẩm thích hợp có thể được sử dụng để hỗ trợ các nhu cầu cụ thể của đơn vị kinh doanh. Ví dụ, British Gas đã sử dụng phần mềm thanh toán thuê bao của Zuora cho bộ phận Hive connected home của mình. Dù bằng cách nào, việc giảm ERP của bạn xuống phạm vi cốt lõi của nó sẽ giúp dễ dàng chuyển đổi hết sang nền tảng vận hành số.

Một số tổ chức cũng đang sử dụng tự động hóa quy trình số (digital process automation, DPA) và các nền tảng ít mã (low-code) để hiện đại hóa trải nghiệm người dùng. Các nhà phát triển sử dụng DPA và các nền tảng low-code để tạo ra các hệ thống tương tác (SOEs) hiện đại, ưu tiên thiết bị di động mà không cần phải thay đổi các hệ thống ghi nhận (SOR) phía sau.

Các ứng dụng này thu hẹp khoảng cách giữa các silo dữ liệu bằng cách hiển thị thông tin từ nhiều nguồn trong một giao diện người dùng duy nhất và sử dụng giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) để tạo giao dịch trong SOR. Sau đó, bạn có thể sửa đổi các lệnh gọi API đó để cập nhật nền tảng hoạt động kỹ thuật số của mình khi bạn chuyển sang nền tảng đó, giữ lại SOE phù hợp của bạn. Các SOE tốt loại bỏ các cách giải quyết thủ công đã xuất hiện theo thời gian để khắc phục những khiếm khuyết của ERP. Bạn cũng có thể sử dụng DPA để cải thiện môi trường của bạn về các tùy chỉnh ERP không còn gây ra niềm vui nữa.

Ví dụ, Hitachi Rail đã sử dụng Neptune Software để phát triển hơn 60 ứng dụng di động giúp nhân viên cập nhật hệ thống SAP ERP của mình thông qua các thiết bị cầm tay, sử dụng chức năng quét mã vạch và mặc định thông minh để nhập dữ liệu. Nhân viên không còn chống lại việc sử dụng SAP và dữ liệu gần với thời gian thực hơn so với khi dựa vào nhân viên nhập dữ liệu bàn giấy xử lý các biểu mẫu viết tay.

Một lựa chọn khác là sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để loại bỏ các quy trình lặp đi lặp lại nhàm chán. RPA có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên vì robot thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu tốn nhiều công sức khiến các nhân viên thực phải tìm kiếm việc làm thay thế. Nó cũng có thể là một cách hiệu quả để khắc phục những vết nứt trong quy trình mà những khiếm khuyết của ERP đã tạo ra. Ví dụ: nhiều nhà lãnh đạo CNTT sử dụng RPA để cải thiện tác động của các silo dữ liệu bằng cách tự động thu thập thông tin từ nhiều nguồn và trình bày thông tin đó cho người dùng trong một hiển thị duy nhất.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận không chi tiền thực hiện RPA để tự động hóa một phần quy trình có sai sót cơ bản. Ví dụ, một công ty viễn thông lớn đã giảm bớt sự vắng mặt của nhân viên trong trung tâm dịch vụ tài chính – và cắt giảm tổng số nhân viên – bằng cách sử dụng các công cụ RPA của Blue Prism để tự động hóa việc nhập hóa đơn của nhà cung cấp vào hệ thống ERP của mình. Điều đó tốt, nhưng nó có thể đạt được kết quả tốt hơn nhanh chóng hơn bằng cách thay thế phần đó trong bộ ERP của mình bằng một hệ thống mua hàng trả tiền hiện đại, được điều khiển bởi AI.

Lựa chọn giữa việc yêu thích hoặc liệt kê tài sản phần mềm tại chỗ của bạn là một quyết định chiến lược quan trọng đối với các chuyên gia CNTT, với lợi ích của cả hai bên. Nó phức tạp hơn so với phân tích lợi tức đầu tư đơn giản, dựa trên việc giảm các khoản tương đương toàn thời gian. Để tập trung phân tích vào những động lực quan trọng nhất, hãy tự hỏi khách hàng của doanh nghiệp bạn sẽ chọn phương án nào, nếu bạn hỏi họ.

____
Bài viết liên quan

Vanito Hoang